內(nèi)控管理既要深耕也要借力

——東北師范大學高校采購內(nèi)控管理實踐與思考

　　隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，作為服務(wù)于教學科研和學校建設(shè)發(fā)展的高校采購工作，在高校內(nèi)部管理中承擔著越來越重要的任務(wù)，發(fā)揮著越來越重要的作用。高校采購工作具有政策性和專業(yè)性強、社會敏感度和社會關(guān)注度高、風險大等特點，始終是高校內(nèi)控管理的重點。如何做好采購內(nèi)控管理，一直是高校采購管理者必須認真思考和重點解決的課題。本文結(jié)合東北師范大學采購內(nèi)控管理工作實踐，就做好新時期高校采購內(nèi)控管理工作談幾點體會。

　　理順管理體制和運行機制是做好采購內(nèi)控管理的重要前提

　　東北師范大學按照“管采分離、歸口管理”和“不相容崗位分設(shè)”等內(nèi)控管理要求，不斷理順采購管理體制，優(yōu)化內(nèi)部管理流程，并從提高采購效率、推進公平、公正、公開和陽光采購出發(fā)，建立起了一套比較完備且行之有效的工作機制。

　　首先，強化歸口管理，獨立設(shè)置采購管理部門。2013年8月，學校成立了招標與采購辦公室，全面負責學校集中采購限額以上貨物、工程及服務(wù)的采購管理工作；2016年10月，招標與采購辦公室更名為政府采購與招標管理中心，并納入直屬單位管理序列，進一步強化了采購管理部門的政府采購與服務(wù)職能，從而徹底實現(xiàn)了學校全部采購工作的管采分離與歸口管理。至此，適應(yīng)新時期改革與發(fā)展需要的東北師范大學采購管理體制基本形成。

　　其次，強化流程控制，科學規(guī)范內(nèi)部管理流程。一方面，按照“不相容崗位分設(shè)”原則要求，采購中心制定了《學校集中采購項目內(nèi)控及流程管理暫行辦法》，理順了學校集中采購項目內(nèi)部控制及實施流程（見圖1），進一步明確了兩個科室及各級領(lǐng)導(dǎo)的職責。另一方面，作為內(nèi)設(shè)機構(gòu)，采購管理部門及其人員一般不具備招標與采購執(zhí)業(yè)資質(zhì)。對此，學校采取公開招標方式采購了若干家招標代理機構(gòu)，建立了學校采購工作“對內(nèi)實行歸口管理、對外通過代理實施”的工作機制。

　　最后，強化過程監(jiān)管，創(chuàng)新采購活動監(jiān)督機制。為適應(yīng)紀委“三轉(zhuǎn)”帶來的變化、進一步強化采購管理部門的主體責任、加強對采購活動的監(jiān)督，我們改革了招標與采購監(jiān)督方式，推出了招標與采購特邀監(jiān)察員制度，組建了由學校紀委委員、監(jiān)委委員、教代會組長、部門工會主席、基層黨組織紀檢委員以及民主黨派負責人組成的特邀監(jiān)察員庫，同時完善了招標與采購電子監(jiān)察手段，形成了特邀監(jiān)察員現(xiàn)場監(jiān)督、學校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和紀檢監(jiān)察部門適時遠程監(jiān)督的新機制。

　　完善制度規(guī)范和操作流程是做好采購內(nèi)控管理的基礎(chǔ)保障

　　建章立制是加強內(nèi)控的關(guān)鍵步驟之一。東北師范大學從保證采購工作順利實施、最大限度地防范和化解采購風險出發(fā)，以國家采購管理法律法規(guī)為基本遵循，建立健全了一整套完善的采購管理制度體系，從而為做好采購內(nèi)控管理提供了堅實的基礎(chǔ)和保障。

　　一是夯實基礎(chǔ)立規(guī)范。自2013年以來，學校先后制定了《東北師范大學采購管理辦法》及其配套校內(nèi)采購管理規(guī)章制度16項，并根據(jù)上位文件政策的變化和學校采購工作實際加以補充和完善，構(gòu)建了以《東北師范大學采購管理辦法（2022年修訂）》（東師校發(fā)字[2022]87號）為統(tǒng)領(lǐng)，配套10項制度的學校采購管理制度體系。（見圖2）。與此同時，從明確工作職責、完善管理規(guī)范、加強紀律約束和強化內(nèi)部控制出發(fā)，不斷加強采購部門內(nèi)部制度建設(shè)，制定了《東北師范大學采購人員行為規(guī)范》等20余項部門內(nèi)部工作制度，從而徹底夯實了學校采購工作的制度基礎(chǔ)。

　　二是強化執(zhí)行建流程。東北師范大學在不斷完善采購工作制度體系的基礎(chǔ)上，從制度落實和執(zhí)行的角度出發(fā)，以指導(dǎo)具體采購操作為目標，認真梳理了各類采購的操作流程，明確了各類采購事項辦理過程中關(guān)鍵節(jié)點的辦理主體、辦理方式、辦理時限等具體要求，從而讓全校師生在辦理任何采購事項的時候都知道找誰、怎么辦和多長時間辦好，真正實現(xiàn)了采購活動全過程的公開、透明和可追溯。

　　推進采購管理信息化建設(shè)是做好采購內(nèi)控管理的必要手段

　　隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，以大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+政府采購”為特點的采購管理信息化建設(shè)如火如荼，呈現(xiàn)出萬馬奔騰、日新月異的良好局面。適應(yīng)這一新形勢要求，基于制度完善和流程規(guī)范的良好基礎(chǔ)，東北師范大學不斷強化“讓信息多跑路、讓教師少跑腿”的服務(wù)理念，利用信息化手段進一步提升了采購內(nèi)控管理水平。

　　一方面，打造“互聯(lián)網(wǎng)+”采購管理平臺。為推進國家政策和學校內(nèi)控管理要求的落實，利用“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)”技術(shù)，立項開發(fā)了學校采購管理平臺。在疫情突如其來、防控任務(wù)艱巨的形勢下，通過理順工作關(guān)系、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、解決瓶頸問題、打通系統(tǒng)堵點，提前半年完成了平臺一期建設(shè)，并于2020年5月15日上線運行，徹底實現(xiàn)了采購申請審批“不見面、無紙化、一站式”的建設(shè)目標，有效控制了傳統(tǒng)紙質(zhì)申請多級審批、人員流動帶來的疫情防控風險。在此基礎(chǔ)上，有序推進平臺二期建設(shè)，進一步實現(xiàn)了多終端覆蓋、一站式登錄、待辦即時提醒、代理機構(gòu)委托及接單的線上辦理等功能，以完全實現(xiàn)全流程數(shù)字化管理為最終目標的平臺三期建設(shè)項目也在規(guī)劃之中。

　　另一方面，利用已有資源推進相關(guān)業(yè)務(wù)線上辦理。在努力建設(shè)采購管理平臺的同時，利用學?！熬W(wǎng)上服務(wù)大廳”建設(shè)的有利契機，開發(fā)了“校內(nèi)分散采購公示備案”“應(yīng)急采購結(jié)果公示”“采購人代表授權(quán)及專家推薦”“采購特邀監(jiān)察員報名”等功能模塊，并在工程類校內(nèi)分散采購公示過程中增加了主管部門審核環(huán)節(jié)，從而實現(xiàn)了采購相關(guān)業(yè)務(wù)流程的線上辦理，進一步加強了校內(nèi)分散采購等方面工作的內(nèi)控管理，強化了相關(guān)部門的主體責任，防范了采購過程中的風險隱患。

　　東北師范大學以國家法律法規(guī)和上位文件要求為指導(dǎo)，切實加強采購內(nèi)控管理，在采購管理體制機制、采購管理制度流程以及信息化平臺等方面加強建設(shè)，進行了一系列有益的探索，取得了一定的成效。同時，我們也知道，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和國家對高等學校投入的加大，高校采購工作將面臨更加復(fù)雜多變的形勢，高校采購內(nèi)控管理需要我們不斷去探索、去實踐、去完善，優(yōu)化內(nèi)控管理永遠在路上。

　?。ㄗ髡邌挝唬簴|北師范大學政府采購與招標管理中心）