我國教育信息化設(shè)備投入,從2012年三通兩平臺建設(shè)至今,已近萬億資金,成功將基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)、電教設(shè)備覆蓋到全國80%以上學校,也因此讓學校設(shè)備資產(chǎn)越來越重。某省教育局曾統(tǒng)計轄區(qū)內(nèi)中小學教學儀器種類,物理、生物、化學、音樂、體育、美術(shù)、科學七個學科的教學儀器設(shè)備共計2145種,加上管理、后勤設(shè)備,數(shù)量多達3000余種。如此多設(shè)備資產(chǎn),如何有效管理,提高使用效益?是很多學校正在探討的問題。在教育信息化2.0階段,數(shù)字化是幫助學校解決設(shè)備資產(chǎn)管理問題的唯一有效方法!

　　學校忽視設(shè)備管理將釀成嚴重后果

　　2019年北京海淀某中職學校電工利用電腦維護人員上下班的時間差,在長達9個月的時間內(nèi),頻繁潛入電腦室,偷走4個電腦硬盤、20根內(nèi)存條,變賣獲利2400元,導(dǎo)致學生無法正常上機操作,家長集體上訴到教育局。

　　無獨有偶。2018年南京某高校計算機院系負責人,偷竊120根服務(wù)器內(nèi)存條,獲利72000元,導(dǎo)致該校新購買的服務(wù)器無法正常工作,被警方刑事拘留。該校管理失職,教職工監(jiān)守自盜的丑聞令學校蒙羞。

　　學校資產(chǎn)設(shè)備管理不善,釀成更嚴重事故時有發(fā)生。2016年華東大學研二學生郭宏振在實驗室操作添加高錳酸鉀動作時,由于實驗室沒有配備護目鏡,室內(nèi)三個通風廚均無法使用,導(dǎo)致發(fā)生爆炸。學校與郭同學因事故責任產(chǎn)生糾紛,郭同學向?qū)W校索賠170萬,至今仍在打官司。

　　2006年天津大學校長單平挪用學校資金炒股造成大量國有資產(chǎn)流失,社會反響強烈,單平被撤職,并撤銷天津市人大常委會罷免全國人大代表職務(wù)。

　　千里之堤毀于蟻穴。學校是青少年學習生活的主要場所,每一種設(shè)備都關(guān)系孩子們的生命安全和受教育的質(zhì)量。但我們也知道學校教學任務(wù)繁重,對設(shè)備資產(chǎn)疏于管理的現(xiàn)象普遍存在。放任設(shè)備遺失、損壞不能及時維修、重復(fù)購置等問題不管,輕則影響正常教學,損害學校名譽,重則追究校長責任,學校承擔法律后果。

　　設(shè)備資產(chǎn)越來越重,學校管理難題凸顯

　　隨著國家對教育的重視程度提高,學校設(shè)備資產(chǎn)越來越重,實驗室、教室、辦公室、功能室等場所配置的教學、科研、管理設(shè)備不斷增加,舊有設(shè)備更新量越來越大,以前人工管理的方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)有設(shè)備狀況。

　　江西省教育技術(shù)裝備站高老師告訴我們:“裝備資產(chǎn)管理的手工化記賬方式造成數(shù)據(jù)缺少、不系統(tǒng)、不準確,甚至自相矛盾等情況時有發(fā)生,每年上報資產(chǎn)數(shù)據(jù)做著大量的高成本、低效率、重復(fù)性的工作,影響各級領(lǐng)導(dǎo)決策和各項具體裝備工作的實施。同時,大部分學校的實驗室管理和圖書館管理還處于傳統(tǒng)的、粗獷的管理階段,沒有借助信息化手段,管理工作強度大、效益低下的狀況普遍存在?！?/p>

　　吉林某中職院校設(shè)備科劉老師說:“目前我校設(shè)備科人員每天兩次檢查,中午及下班認真檢查機房設(shè)備是否完好。雖能及時發(fā)現(xiàn)設(shè)備的使用情況,但并不能做到實時監(jiān)控。對于損壞的設(shè)備無法追蹤根源,無法從根本上杜絕不正當?shù)氖褂??！?/p>

　　根據(jù)我們的調(diào)查,目前學校設(shè)備資產(chǎn)管理普遍存在以下問題:

　　1. 管理部門內(nèi)部崗位間,職能相互交叉,存在多頭輸入情況,導(dǎo)致管理軟件與實際管

　　理脫節(jié),需要后期人工多頭核實物帳的情況普遍;

　　2. 學?，F(xiàn)有實物管理,很多只建立了財務(wù)臺賬,沒有跟蹤實物資產(chǎn)實際使用過程、尤

　　其是供應(yīng)商服務(wù)過程做管理,給基層實物管理人員統(tǒng)計、核查、追蹤數(shù)據(jù)帶來困難;

　　3. 學校的采購計劃與各部門的調(diào)研實測有差距,導(dǎo)致重復(fù)或者定位不準,不能提供原

　　始數(shù)據(jù)支撐;

　　4. 現(xiàn)有實物資產(chǎn)沒有做到一物一碼,管理軟件只能滿足上報需要,不能滿足基層資產(chǎn)

　　日常管理的實際需要;

　　5. 由于管理不當,導(dǎo)致儀器設(shè)備流失、閑置、重置等問題頻繁出現(xiàn)。

　　以上這些現(xiàn)象只是冰山一角,資產(chǎn)設(shè)備管理不當導(dǎo)致的各類問題,究其原因,主要是

　　管理層不重視,制度不健全,責任不明確,方法不當造成的。解決方法只能借助數(shù)字化手段對癥下藥。

　　數(shù)字化是解決學校資產(chǎn)設(shè)備管理難題的唯一有效辦法

　　教育信息化2.0遇上新基建,5G、大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)將能夠解決教育領(lǐng)域的諸多“痛點”,其中就包括學校資產(chǎn)設(shè)備管理的老大難問題。

　　現(xiàn)代管理學認為,學校設(shè)備資產(chǎn)是以“物”為核心的管理,傳統(tǒng)的管理方式是以人為中心。維保數(shù)字化時代來臨,不少企事業(yè)單位正試圖轉(zhuǎn)變原有報修方式,以及重視對供應(yīng)商服務(wù)過程的管理,以補齊資產(chǎn)全生命周期數(shù)字化運營管理的短板,形成管理閉環(huán)。

　　圖:深圳喆云信息科技有限公司CEO閆哲

　　深圳喆云信息科技有限公司CEO閆哲告訴我們這樣一種現(xiàn)象:“許多學校已經(jīng)從傳統(tǒng)電話、或人工等老舊的報修方式過渡到了利用微信群、公眾號、PC官網(wǎng)、二維碼等多通道報修,并且利用線上化的互聯(lián)網(wǎng)工具實現(xiàn)服務(wù)過程的實時、可視化、數(shù)字化管理,管理效率極大提升,使得設(shè)備資產(chǎn)的利用率大大提高,更好地保障教學業(yè)務(wù)的順利開展?！?/p>

　　那么,數(shù)字化管理與人工管理相比,優(yōu)勢在哪里?

　　首先,是節(jié)省人工成本。原來要3個人花6天時間才能盤點完的設(shè)備,數(shù)字化之后,只需要1個人2天就能完成,節(jié)省2/3的人力。

　　其次,是更規(guī)范。原來賬外資產(chǎn)普遍存在,資產(chǎn)漏報嚴重,數(shù)字化之后,各類設(shè)備的購買、安裝、維修、折舊等全生命周期信息集成在一個平臺上,學校多個部門可以協(xié)同管理。

　　圖:兔尾巴設(shè)備資產(chǎn)全生命周期管理系統(tǒng)界面

　　再次,是責任到人,管理有效。原來管理責任不明確,設(shè)備歸總務(wù)處管,還是信息中心管,還是各班級自己負責?沒有明確的責任人,即便有了責任人,但相關(guān)信息、日常使用、維保過程等數(shù)據(jù)散落在不同部門不同人員,不同介質(zhì)上,很難發(fā)現(xiàn)問題。

　　數(shù)字化之后,總務(wù)處作為管理責任主體,教學處、安全辦、信息中心等各職能部門作為二級管理單位,各年級作為三級管理單位,層層落實,校長可以在管理平臺上進行有效監(jiān)督。

　　有企業(yè)做過統(tǒng)計,管理數(shù)字化之后,一年可以節(jié)省內(nèi)勤開支200萬,業(yè)績增長133%。同樣,學校可以通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型,節(jié)省管理成本,集中精力放在教學核心業(yè)務(wù)上。

　　目前,智慧校園建設(shè)如火如荼,學?？梢酝ㄟ^以下3種方式獲取設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)。我們比較了一下每種方式的優(yōu)劣。

　　第一種,學校自主研發(fā)。需要一支有實力的研發(fā)團隊和一筆不小的研發(fā)經(jīng)費,一般學校負擔不起。

　　第二種,購置成套系統(tǒng)管理軟件。一次性購買需要幾十萬,甚至上百萬,后續(xù)系統(tǒng)維護還要花一筆不小的費用,同樣負擔過重。

　　第三種,SaaS模式購買軟件服務(wù)。學校無需購買軟件、建設(shè)機房、招聘IT人員,即可根據(jù)實際需要的功能模塊,向SaaS供應(yīng)商租賃軟件服務(wù),租賃費用按人頭計算,比如兔尾巴設(shè)備資產(chǎn)全生命周期管理系統(tǒng),資產(chǎn)版每人每天僅需7元。

　　美國的最新數(shù)據(jù)顯示,超過78%的企業(yè)已經(jīng)使用或考慮使用SaaS模式。SaaS服務(wù)模式是未來管理軟件的發(fā)展趨勢?，F(xiàn)在廣泛使用的微文檔、釘釘,以及各類智慧校園軟件基本采用的是SaaS模式。

　　全生命周期管理解決學校設(shè)備資產(chǎn)管理的三大難題

　　我們以兔尾巴設(shè)備資產(chǎn)管理SaaS系統(tǒng)為例,分析全生命周期管理系統(tǒng)能夠為學校解決哪些問題。

　　圖:兔尾巴商標

　　首先,解決了管什么的問題。傳統(tǒng)管理軟件主要管財務(wù),電算化記賬,實物臺賬登記,固定資產(chǎn)上報。全生命周期設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)的首要任務(wù)是將實物從購買開始就管起來,涵蓋安裝、調(diào)試、使用、維護、借還、折舊整個過程,所以形象地稱之為“全生命周期”管理。

　　目前,已經(jīng)有很多學校采用了這樣的管理系統(tǒng)。以前繁重的設(shè)備管理變得十分簡單:任何老師都可以輕松地為每個設(shè)備貼上活碼,通過掃碼,系統(tǒng)會提供實物清單供錄入者匹配,如果清單中沒有該實物,只需要拍照上傳到系統(tǒng)中,即可完成匹配。

　　深圳喆云信息科技有限公司CEO閆哲詮釋道:“活碼資產(chǎn)標簽取代傳統(tǒng)條碼資產(chǎn)標

　　簽,可以先盲貼,解決標簽與實物如何快速一一對應(yīng)的難題,減輕了人力負擔,讓貼碼這項工作更加輕松,簡單。另外由于活碼的內(nèi)容可以編輯變化,帶來更多的管理模式變革?！?/p>

　　活碼與設(shè)備完成匹配后,系統(tǒng)會關(guān)聯(lián)每個設(shè)備的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)從供應(yīng)商出貨開始就記錄在案,比如何時由哪位供應(yīng)商送貨到達學校,由誰簽收;設(shè)備何時被分配到學校哪個職能部門,由誰負責管理;何時由哪位維修人員進行了維護;何時由誰報告了故障,故障何時被何人清除……直到該設(shè)備到了使用年限,退出使用,所有數(shù)據(jù)都動態(tài)記錄在管理系統(tǒng)中。

　　運用這些數(shù)據(jù),學校可以做很多有效的管理。比如每個職能部門的實物資產(chǎn)在系統(tǒng)中一目了然,不需要實地盤點;對第三方設(shè)備運營維護人員能夠進行履職監(jiān)察,維護是否及時,效果如何,學校管理者遠程就能了如指掌,出現(xiàn)問題有據(jù)可查;儀器設(shè)備的報修、故障清除等以前散落在微信的信息,統(tǒng)一收集到系統(tǒng)中,管理者可以追根溯源,對設(shè)備、使用者、維護者進行考評。

　　以上我們僅僅列舉了簡單幾條管理者可以應(yīng)用的功能。這些功能可以根據(jù)學校需要進行模塊化增加和刪減。

　　第二點,誰來管的問題變得很清晰。以前設(shè)備資產(chǎn)由專門的職能部門來管,比如總務(wù)

　　處?，F(xiàn)在使用設(shè)備的部門是直接管理者,每一位老師都可以管理他使用過的設(shè)備,比如教室電腦壞了,他可以利用微信掃描電腦上的活碼,進行報修。報修信息就會立刻自動推送給運維方工程師,之后所有的服務(wù)過程如誰接單、派誰上門、什么時間上門、最后的維修方案都會被記錄在系統(tǒng)。這位老師所在部門、學校總務(wù)處通過系統(tǒng),可以全程跟蹤、監(jiān)督該次維修進展,并對運維方進行評價。

　　兔尾巴CEO閆哲總結(jié)道:“這套系統(tǒng)解決了企事業(yè)單位設(shè)備資產(chǎn)的財務(wù)+實物日常+運維服務(wù)跨部門、跨供應(yīng)商協(xié)同管理,實現(xiàn)了資產(chǎn)設(shè)備全生命周期管理,資產(chǎn)管理部門擺脫了以往繁重的管理工作,變身為資產(chǎn)運營監(jiān)控。”

　　第三點,解決了怎么管效率高的問題。以前靠人工來管,耗時耗力,效果差?，F(xiàn)在采用全生命周期管理系統(tǒng)來管,發(fā)生在設(shè)備資產(chǎn)上的所有“結(jié)點”都記錄在系統(tǒng)上,形成資產(chǎn)履歷。根據(jù)學校管理需要,系統(tǒng)自動統(tǒng)計所需數(shù)據(jù),并自動分析。比如,學校設(shè)備資產(chǎn)在用、閑置、故障等實時家底一目了然。                                 

　　兔尾巴是全生命周期設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)的佼佼者

　　兔尾巴設(shè)備資產(chǎn)管理SaaS平臺是深圳喆云信息科技有限公司的主打產(chǎn)品,為設(shè)備生產(chǎn)商、銷售商、使用者、運維服務(wù)方通過模塊化配置,提供新一代的全員資產(chǎn)管理解決方案和各種售后服務(wù)管理系統(tǒng),并且可以利用平臺方便地對接ERP、CRM、OA、HR等系統(tǒng),并且支持公有云、私有云、混合云部署,以滿足不同用戶的使用場景。

　　兔尾巴的核心研發(fā)團隊來自于IBM、Oracle、華為、中國電信等專業(yè)企業(yè)級IAAS、PAAS、SaaS云服務(wù)商,均具有15年以上的行業(yè)市場、研發(fā)、業(yè)務(wù)咨詢等領(lǐng)域從業(yè)經(jīng)驗。CEO閆哲曾在Lenovo、HP、IBM、Oracle工作20年,一直從事服務(wù)企業(yè)信息化的相關(guān)工作。

　　閆哲表示:“我們的初心是建設(shè)、運營積木式的SaaS生態(tài)平臺-(Enterprise---Enterprise  Bus),為甲方提供面向未來的全員資產(chǎn)管理系統(tǒng),為乙方提供可跨企業(yè)協(xié)同的售后服務(wù)系統(tǒng),通過自研、對接第三方應(yīng)用、二次擴展開發(fā)這三種方式賦能設(shè)備采購、使用、制造、銷售、運維等類型企業(yè),幫助他們快速上云,實現(xiàn)管理+互聯(lián)網(wǎng),全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型以及跨企業(yè)協(xié)同?！?/p>

　　在教育信息化2.0階段,會有越來越多的應(yīng)用系統(tǒng)進入學校。學校開始眼花繚亂,該如何選擇呢?閆哲分享道:“學校應(yīng)該選擇底層技術(shù)架構(gòu)具有高擴展性的,能夠方便對接第三方應(yīng)用的系統(tǒng),并且可以支持二次開發(fā),具有PAAS層的應(yīng)用提供商的服務(wù),這樣可以保護信息化的投資效益。兔尾巴SaaS平臺正是這樣的系統(tǒng)?！?/p>

　　作為SaaS系統(tǒng),需要不斷升級迭代,才能滿足多元用戶需求,更需要做好運營維護,才能讓用戶真正用起來,解決實際問題。

　　據(jù)了解,兔尾巴設(shè)備資產(chǎn)全生命周期管理系統(tǒng)自2017年面市以來,平均每2周要升級一次,以保障用戶一直可以享用到最佳的系統(tǒng)功能,以及與設(shè)備使用方、維保方、廠商等多方跨企業(yè)業(yè)務(wù)協(xié)同順暢開展。

　　目前,兔尾巴全生命周期設(shè)備資產(chǎn)管理SaaS系統(tǒng)已經(jīng)服務(wù)了互聯(lián)網(wǎng)、政府、教育、醫(yī)療、制造業(yè)、設(shè)備維修、金融、IT等行業(yè)用戶。在教育領(lǐng)域,兔尾巴將先進的管理方法與管理工具以及云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)運用到學校的業(yè)務(wù)管理中,幫助學校及教育局等教育主管機關(guān)在產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)時代打造教育管理的數(shù)字化新基建,助力學校管理的全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型。