當(dāng)前，政府采購領(lǐng)域改革和“放管服”改革的不斷深化，對高校采購管理提出了更高要求。高校采購領(lǐng)域的“放管服”改革落實(shí)情況如何，一個重要的判斷標(biāo)準(zhǔn)就是采購是否真正為用戶帶來方便并實(shí)現(xiàn)提質(zhì)增效。從高校采購實(shí)踐看，落實(shí)“放管服”改革就是要改變傳統(tǒng)的管理模式和體制，轉(zhuǎn)變理念、提升服務(wù)，使其更加適應(yīng)發(fā)展需要。在這個意義上，“放管服”改革的落實(shí)過程也是將原先“管”的部分進(jìn)行調(diào)整和重新分配的過程，“放”的根本在于將原先管理部門的部分權(quán)力下放給用戶，“服”則是轉(zhuǎn)變思維，多換位思考，在政策制定和執(zhí)行過程中真正為用戶提供方便。由于體制模式、采購對象、采購人需求等特殊性，高校采購管理既要符合政府采購法律法規(guī)規(guī)定，又要滿足高校教學(xué)科研實(shí)際需求。南京大學(xué)根據(jù)國內(nèi)高校采購管理現(xiàn)狀，圍繞強(qiáng)化采購人主體責(zé)任的要求，結(jié)合學(xué)校實(shí)際進(jìn)行了有益的嘗試和探索。
高校采購管理現(xiàn)狀
十多年間，政府采購法律體系實(shí)現(xiàn)了蛻變。政府采購法律體系的構(gòu)建過程，也是采購工作依法合規(guī)、規(guī)范發(fā)展的歷程，在政府采購政策法規(guī)體系螺旋式上升的過程中，飽含對采購部門與時俱進(jìn)、緊跟形勢的期望。其間，高校采購管理工作經(jīng)歷了從無序到有序、從分散到歸口、從歸口到獨(dú)立的發(fā)展階段，工作特點(diǎn)明顯，也面臨不少實(shí)際困難。
（一）管理部門情況
2019年11月，筆者對國內(nèi)39所985高校采購部門的設(shè)置情況進(jìn)行了調(diào)研（見圖1）。其中，有23所高校（占比達(dá)59%）已獨(dú)立建制，尚有4所學(xué)校未實(shí)現(xiàn)歸口管理，10所高校的采購部門掛靠在財務(wù)、資產(chǎn)或?qū)嶒?yàn)室處，有兩所高校的采購部門與實(shí)驗(yàn)室處合署辦公。
在人員配備方面，除了吉林大學(xué)、西南大學(xué)、武漢大學(xué)、上海交通大學(xué)等少數(shù)部屬高校人員配備較為充足，高校采購部門普遍面臨人手緊、任務(wù)急、負(fù)擔(dān)重的困難。工作人員的來源呈現(xiàn)多元化，從財務(wù)、資產(chǎn)、實(shí)驗(yàn)室處、紀(jì)委等部門換崗的人員占據(jù)了很大比例。采購部門的負(fù)責(zé)人都是自高校中的“人財物”相關(guān)崗位而來，大多數(shù)在任期屆滿前后就會被換崗交流；而一線的工作人員，其輪崗的頻率相對較低。
整體上看，高校采購管理模式既有共同點(diǎn)，又存在較大差異。共同點(diǎn)表現(xiàn)為“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級采購、分事行權(quán)”，即所有實(shí)現(xiàn)歸口管理的高校都有一個領(lǐng)導(dǎo)小組來統(tǒng)一負(fù)責(zé)高校采購工作，領(lǐng)導(dǎo)小組的名稱各不相同；基本按照“學(xué)校+職能部門+院系”實(shí)現(xiàn)分級管理，部分高校還劃分了更多層級；領(lǐng)導(dǎo)小組、職能部門和院系按照劃定的職權(quán)分別行使其職責(zé)。最大的不同體現(xiàn)在各個采購管理部門的職責(zé)范圍方面，有的采購管理部門負(fù)責(zé)全校所有的采購工作，有的只完成學(xué)校招標(biāo)采購限額以上的采購事宜，也有的從需求論證、招標(biāo)組織、合同簽訂到履約驗(yàn)收實(shí)施全過程管理。職責(zé)范圍的差異，一方面是各高校管理體制上的差別所致，另一方面，也體現(xiàn)出由于缺少上級的權(quán)威指導(dǎo)，高校對采購職能的理解和劃定并不完全清楚。
（二）工作特點(diǎn)
從高校采購工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容看，大致呈現(xiàn)以下特點(diǎn)：一是業(yè)務(wù)內(nèi)容既專業(yè)又單一。專業(yè)，指所有工作的開展都有一整套法律體系為指導(dǎo)；單一，即所有的業(yè)務(wù)活動都是圍繞“采購”二字展開。二是程序依法依規(guī)，基本上每一流程都“按圖索驥”，靈活性有限。三是資金來源多元，有國家撥款、競爭性經(jīng)費(fèi)、社會捐款等，但預(yù)算管理范圍內(nèi)的資金占比很高，即大多納入政府采購管理。四是采購內(nèi)容豐富，高校采購部門既要為科研人員采購高精尖儀器設(shè)備，也要采購教職工福利、大宗物資等生活用品。五是過程管理復(fù)雜，十多年間，財政部出臺了多個規(guī)范性文件，如果再加上其他部委的制度文件和地方性政策，政策文件估計數(shù)量過百，復(fù)雜程度可見一斑。六是采購主體需求“明確”，科研人員采購需求的“指向性”較強(qiáng)，而這恰恰是政府采購并不倡導(dǎo)的。
（三）面臨困難
在政府采購改革不斷深化和“放管服”改革精神落實(shí)過程中，高校采購管理者面臨的困難和挑戰(zhàn)有增無減：政策調(diào)整快、規(guī)范化要求高；高校采購資金來源多、預(yù)算下達(dá)晚等決定了每年留給采購部門的采購時間只有半年左右，在人手緊張的情況下如何按規(guī)完成高質(zhì)量采購，是高校采購管理者一直需要克服的難題；《政府采購法》《招標(biāo)投標(biāo)法》的兩法并行，也讓采購管理者無所適從；各類政策文件接踵而至，但科研儀器設(shè)備“放管服”改革中關(guān)于“科研儀器設(shè)備”“科研急需”的定義和權(quán)威解讀始終缺失，高校采購管理者只能“摸著石頭過河”、如履薄冰；高校采購部門在高校中的定位多為服務(wù)保障，既處于“中心”之外，也奠定了“唱黑臉、背黑鍋、中黑槍”的角色基礎(chǔ)。
高校采購管理工作的思考
管理學(xué)中的等邊三角形理論指出，如果讓組織或個體承擔(dān)責(zé)任，就應(yīng)賦予其相匹配的權(quán)力和對等的利益。三條邊對等，才能充分調(diào)動組織或個人的積極性；能力與三條邊匹配，才能使三角形更為穩(wěn)固。落實(shí)“放管服”改革要求的過程中，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)利平衡是高校采購管理者必須關(guān)注和思考的問題（見圖2）。簡政放權(quán)就是要賦予采購人更大的自主權(quán)，但權(quán)力的下放應(yīng)與職責(zé)相對等和匹配，采購利益的最大體現(xiàn)就是解決政府采購制度實(shí)施過程中，因不能滿足特殊需求或個性化需求而被詬病的現(xiàn)象，換言之，就是能夠采購到滿足實(shí)際需求、性價比高的產(chǎn)品或服務(wù)。
權(quán)責(zé)利的平衡和對等，一個重要體現(xiàn)就是強(qiáng)化采購人的主體責(zé)任。然而，高校采購管理中對采購人主體責(zé)任的認(rèn)知并不清晰，正是因?yàn)檎J(rèn)識模糊、定位不準(zhǔn)，導(dǎo)致實(shí)際工作中主體責(zé)任缺失、越位、推諉等各種現(xiàn)象時有發(fā)生。高校采購工作的完成不是某一部門或某一個人全程獨(dú)立承擔(dān)，而是相關(guān)部門根據(jù)學(xué)校職能劃分完成不同的管理、協(xié)調(diào)和組織工作，很多項(xiàng)目還委托給了社會代理機(jī)構(gòu)。所以，高校采購人的責(zé)任主體不可能是某一部門或某一個人，而是一個群體；界定具體的責(zé)任時，要區(qū)分部門責(zé)任和個人責(zé)任；部門職能和崗位職責(zé)要準(zhǔn)確清晰，便于責(zé)任劃分。
構(gòu)建高校采購人主體責(zé)任機(jī)制，需要對其責(zé)任內(nèi)容、責(zé)任落實(shí)和責(zé)任追究機(jī)制分別進(jìn)行梳理和明確。由于高校采購人的責(zé)任主體涉及部門和人員較多，他們在采購各環(huán)節(jié)中發(fā)揮著不同的作用，從采購流程上梳理其責(zé)任內(nèi)容具有一定的合理性。按照采購流程對責(zé)任內(nèi)容進(jìn)行階段性劃分，主要包括預(yù)算編制、計劃制定、需求論證、采購實(shí)施、合同簽訂和履約驗(yàn)收。明確責(zé)任內(nèi)容后，高校采購人主體責(zé)任的落實(shí)主要通過相關(guān)制度和規(guī)定進(jìn)行管控和制約，這些制度的建設(shè)應(yīng)和學(xué)校整體制度建設(shè)密切結(jié)合。不過，制度制定只是責(zé)任落實(shí)的基礎(chǔ)，有效執(zhí)行和組織實(shí)施才是主體責(zé)任落實(shí)的關(guān)鍵。制度落實(shí)需要采購環(huán)節(jié)中的各部門積極領(lǐng)會制度文件精神、及時推進(jìn)各項(xiàng)工作、明確責(zé)任分工；制度實(shí)施過程中，應(yīng)結(jié)合國家政策調(diào)整、各類突發(fā)事件等對制度不斷總結(jié)、修訂和完善。制度落實(shí)情況的檢查和反饋還需設(shè)立責(zé)任追究機(jī)制，如此才能真正實(shí)現(xiàn)責(zé)任管理的閉環(huán)。
高校采購管理的實(shí)踐
無論是“放管服”改革精神的落實(shí)還是強(qiáng)化采購人主體責(zé)任，最終都要落在管理行為上。南京大學(xué)從實(shí)際出發(fā)，借助制度建設(shè)、信息化建設(shè)和隊(duì)伍建設(shè)，開展了有益實(shí)踐。
（一）建章立制，推進(jìn)規(guī)范管理
近幾年，南京大學(xué)結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，圍繞統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)招標(biāo)采購、合理編制采購計劃、科學(xué)確定采購需求、嚴(yán)格執(zhí)行政府采購規(guī)定、改進(jìn)完善采購工作規(guī)范、深入落實(shí)政府采購政策功能、完備采購履約驗(yàn)收機(jī)制、完善內(nèi)部控制等修訂出臺了系列文件，進(jìn)一步明晰了采購前期論證、中間審核監(jiān)督、事后績效評價等環(huán)節(jié)的責(zé)任邊界。規(guī)章制度和系列文件出臺后，還制作了配套流程圖、業(yè)務(wù)用表和合同范本等，為執(zhí)行人提供了邏輯清楚、描述準(zhǔn)確的直觀指導(dǎo)，有效地保證了制度執(zhí)行。
（二）完善信息化建設(shè)，施行陽光采購
為提高采購效率、提升服務(wù)水平、實(shí)現(xiàn)陽光采購，南京大學(xué)以雙一流建設(shè)和事業(yè)發(fā)展需要為導(dǎo)向，按照“分批建設(shè)、逐步對接、服務(wù)貫通”的思路，以“單點(diǎn)登錄、一鍵采購”為目標(biāo)，探索采購速效并行，嘗試構(gòu)建招標(biāo)采購管理服務(wù)全流程一體化平臺。目前已開通南京大學(xué)招標(biāo)辦公室微信公眾號，老師和供應(yīng)商能夠通過手機(jī)隨時了解項(xiàng)目進(jìn)展、獲取信息，實(shí)現(xiàn)部分業(yè)務(wù)移動端辦理和審批；更新了招標(biāo)辦公室網(wǎng)站，讓招標(biāo)辦公室網(wǎng)站真正成為發(fā)布公告、了解信息、業(yè)務(wù)辦理等一體化溝通管理服務(wù)平臺入口；上線招標(biāo)與采購管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)與學(xué)校OA系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、組織系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、信息門戶等實(shí)現(xiàn)貫通，“讓數(shù)據(jù)多跑路、師生少跑路”，無需紙質(zhì)材料流轉(zhuǎn)，所有事項(xiàng)以線上“申請+審批”模式完成，極大地方便了師生；開發(fā)了快速采購系統(tǒng)，該系統(tǒng)主要針對學(xué)校招標(biāo)采購限額以上、政府采購限額以下項(xiàng)目，通過自動評審、專家評審等方式創(chuàng)新采購，提高效率。
（三）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，打造專業(yè)采購
管理是社會組織中為實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)，以人為中心進(jìn)行的協(xié)調(diào)活動。從這一視角出發(fā)，南京大學(xué)招標(biāo)辦公室將隊(duì)伍建設(shè)放在核心位置，多措并舉，從采購工作者的角色定位出發(fā)，打造了一支業(yè)務(wù)熟練、能力全面的采購管理隊(duì)伍。一是學(xué)習(xí)者角色，從參加培訓(xùn)和自我學(xué)習(xí)兩方面入手，不斷提高隊(duì)伍的專業(yè)素養(yǎng)；二是分享者角色，每位參加培訓(xùn)的人都在部門內(nèi)部做培訓(xùn)分享，實(shí)行“新員工講課制”，采用“命題作文”或“自主選題”，促使學(xué)習(xí)者從被動學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)為主動學(xué)習(xí)；三是傳承者角色，推行“老員工總結(jié)制”，老員工從過程管理入手，總結(jié)工作過程中的注意事項(xiàng)、相關(guān)問題和可能出現(xiàn)的狀況，為新員工掃清工作障礙；四是聯(lián)絡(luò)者角色，在基本業(yè)務(wù)技能熟練的基礎(chǔ)上，成為與院系、供應(yīng)商、聯(lián)絡(luò)員、代理公司之間的“立交橋”，及時互通有無，有效推進(jìn)工作開展；五是研究者角色，循著提出問題、分析問題和解決問題的思路，深入探討和研究業(yè)務(wù)政策，撰寫專業(yè)文章，在學(xué)習(xí)中思考、在思考中總結(jié)、在總結(jié)中領(lǐng)悟。在角色發(fā)展的引導(dǎo)下，營造出“學(xué)中干、干中學(xué)”“學(xué)中思、思中學(xué)”的良好氛圍，從而實(shí)現(xiàn)自我學(xué)習(xí)、自我完善和自我提升。
著名管理學(xué)大師彼得·德魯克曾經(jīng)說過：“管理，從根本上講，意味著用智慧代替魯莽，用知識代替習(xí)慣與傳統(tǒng)，用合作代替強(qiáng)制。”高校采購管理工作正處于深改大潮的風(fēng)口浪尖，這既是機(jī)遇，更是挑戰(zhàn)。我們只有運(yùn)用智慧、掌握知識、通力合作，才有可能迎頭趕上，將高校采購管理工作推向新的高峰。
