一 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

　　檔案信息化是指通過運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的規(guī)范管理和有效共享、開發(fā)和利用。

　　就高校而言，檔案信息化建設(shè)是指在檔案管理過程中以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源為核心，運(yùn)用信息技術(shù)提高高校檔案工作現(xiàn)代化水平，以實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的社會(huì)化服務(wù)為目標(biāo)的動(dòng)態(tài)過程。

　　二 高校檔案信息化對(duì)高校檔案工作產(chǎn)生的影響

　　1.檔案信息化建設(shè)對(duì)高校傳統(tǒng)檔案工作產(chǎn)生革命性變革

　　傳統(tǒng)的高校檔案工作，主要包括收集、整理、編目、立卷、歸檔和利用，基本上充當(dāng)打字員和檔案保管員的角色。在信息化條件下，高校檔案的中心工作發(fā)生了革命性改變，傳統(tǒng)檔案的載體形態(tài)開始向數(shù)字化形態(tài)過渡，檔案管理的主要環(huán)境開始逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移，檔案管理通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，如利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助立卷、全文的存貯與檢索、自動(dòng)標(biāo)引、編目、統(tǒng)計(jì)、借閱、庫房管理等，并能使傳統(tǒng)檔案管理的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)無縫銜接，大幅度提高檔案工作的效率和質(zhì)量。

　　2.檔案信息化衍生出新的檔案業(yè)務(wù)

　　在信息化環(huán)境中，衍生出新的檔案業(yè)務(wù)——電子文件管理。電子文件的出現(xiàn)及管理給檔案工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，電子文件是以二進(jìn)制代碼的形式記錄于光盤、磁盤、磁帶等載體之上，依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募ｋ娮游募某霈F(xiàn)，形成了一些新型的檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)，如各類檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)、信息安全管理業(yè)務(wù)、電子文件的長久保存管理、信息系統(tǒng)開發(fā)等業(yè)務(wù)活動(dòng)，都體現(xiàn)出強(qiáng)烈的信息化特點(diǎn)。

　　3.檔案信息化對(duì)高校檔案利用方式的影響

　　數(shù)字化檔案信息可使任何一位使用者不受任何時(shí)間、空間的限制，這樣許多的使用者可以不去檔案館就能查到自己所需資料。節(jié)省了時(shí)間，提高了效率。網(wǎng)上檔案的開放，使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境和極好的良性循環(huán)之中。以往檔案人員為開發(fā)檔案資源，為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，以便檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。

　　4.信息化使高校檔案管理模式發(fā)生改變

　　實(shí)行信息化后，高校檔案的管理模式發(fā)生了根本性改變，檔案信息的存儲(chǔ)、加工、管理和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都發(fā)生了變化，檔案工作逐步由傳統(tǒng)手工管理模式轉(zhuǎn)向信息化管理模式。通過數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，特別是高校網(wǎng)絡(luò)信息化的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的有效管理和利用。使檔案管理部門從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，從封閉走向開放，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息向社會(huì)提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變。

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